Переезд в новый офис с точки зрения ИТ: по старинке или в ногу со временем?

Ваша компания переезжает в новый офис или открывает филиал? Поздравляем! Но вместе с поздравлениями будьте готовы к тому, что перед вами непременно встанут вопросы по организации работоспособности ИТ-инфраструктуры. Эксперты считают, что начинать планировать переезд нужно за 5-6 месяцев до события, а крупным компаниям – и за 1-2 года. Безусловно, переезд – это стресс и для руководства, и для сотрудников. Как сделать процесс максимально комфортным для бизнеса? Об этом мы сейчас и поговорим.

На этапе выбора места и помещения, в первую очередь, нужно убедиться в доступности всех коммуникаций: узнать, работает ли ваш интернет-провайдер на данном участке, подготовлены ли помещения офиса для организации сети, есть ли возможность размещения серверной и т.д. Если на все эти вопросы вы отвечаете положительно – то многие сложности этапа подготовки к переезду для вас неактуальны. Если же нет, то готовьтесь к небольшому ИТ-приключению.

Что нам стоит дом построить выбрать интернет-провайдера?

Казалось бы, в наше время выбор интернет-провайдера на конкурирующем рынке велик, и всегда можно подобрать поставщика услуг по своему вкусу и кошельку. К сожалению, это не всегда так.

Переезжая в новый офис, будьте готовы к тому, что ваш арендодатель работает только с одной компанией-поставщиком интернет-услуг. И это может стоить вам больших затрат сверх бюджета.

Кроме того, нелишним будет обратить внимание на размер бизнеса интернет-провайдера: небольшая фирма проведет вам кабель в более короткие сроки, крупного поставщика услуг, скорее всего, придется подождать.

Время – деньги, и если вам уже нужно въезжать в офис, а с интернет-провайдерм пока всё неопределенно – обратите внимание на беспроводной Интернет. Возможно, на период выбора поставщика интернет-услуг и проведения кабеля это – оптимальный вариант.

Проводим сеть: на что стоит обратить внимание

Еще один вопрос на повестке дня – сети. Как провести их так, чтобы бизнес работал слаженно, и вам не пришлось потом тратить деньги, время и силы на переделку сетевых информационных сервисов (СИС).

Не экономьте, используйте только качественные материалы, прошедшие сертификацию качества: будь то коммутационные панели и розетки, или используемые кабели. Иначе вы рискуете на выходе получить сеть, которая вместо долгой и продуктивной жизни быстро придет в негодность.

Если у вас крупная компания, и вы проводите сеть для нескольких десятков-сотен компьютеров, вам стоит задуматься о маркировке кабелей. Это облегчит вам работу и обслуживание СИС в будущем, позволит, в случае необходимости, быстро найти нужный кабель.

Организуем работу в офисе: поиск золотой середины

При организации рабочего процесса в офисе на повестку дня встают сразу несколько актуальных вопросов:

• Как предоставить доступ сотрудникам нового офиса ко всем нужным ИТ-системам, и сделать это вовремя?
• Как и где разместить уже имеющее оборудование и своевременно заказать новое?

Будем разбираться по порядку.

Согласно статистике, в более чем 50% российских компаний бюджет на ИТ с каждым годом растет. Мировая практика показывает, что чем больше бизнес, тем меньше он тратит на ИТ относительно своего оборота, и наоборот, чем меньше компания, тем больше ей приходится выделять средств на ИТ-инфраструктуру. В российских компаниях, находящихся на переходном этапе автоматизации процессов, ситуация противоположная: малые предприятия стремятся, по возможности, сэкономить на ИТ, крупные организации больше тратят на ИТ-бюджет.

Но каждая современная компания знает, что экономия на ИТ может привести к большим бизнес-потерям. Некоторые компании, переезжающие в новое помещение или открывающие офис в другом городе, предпочитают применять старые испытанные стандарты: проводят коммуникации, закупают оборудование, программное обеспечение, нанимают в штат ИТ-специалистов. Тогда как другие фирмы, ищут золотую середину между бюджетом и желанием идти в ногу со временем.

И здесь одно из решений – аутсорсинг, в том числе сети. Вам не нужно будет вкладываться в покупку оборудования, тратиться на его содержание и поддержку, а все риски, в случае чего, возьмет на себя аутсорсинговая компания. Даже если у вас уже есть все необходимое оборудование, вы в любой момент можете отдать на атсорсинг его обслуживание, сэкономив, при этом, значительные ресурсы, которые ушли бы на заработную плату, обучение, создание рабочего места и оплату соц.пакета для штатного ИТ-специалиста.

Для организации жизнедеятельности офиса вам потребуется телефония. Но не обязательно проводить сети и тратить большие бюджеты и силы на их монтаж и поддержание жизнедеятельности – можно воспользоваться услугами виртуальной АТС или IP-телефонии и ежемесячно тратить ровно столько, на сколько рассчитан ваш бюджет и бизнес-требования.

Если вы переезжаете в здание с большим количеством помещений и комнат, может появиться проблема с пониманием того. кто где сидит. У новых сотрудников встает вопрос – как зовут того или иного специалиста. Здесь на помощь придет интерактивная карта с поиском. навигацией и идентификацией сотрудников. Создать ее можно, например, с помощью Google Maps API или API Ядекс.Карт.

При въезде в новое помещение обязательно обратите внимание, достаточно ли там места для размещения серверов, при этом – не забудьте заложить достаточный бюджет на покупку серверного оборудования и его обслуживание. А лучше – воспользуйтесь облачной инфраструктурой (IaaS), взяв виртуальные сервера в аренду. Это позволит вам построить ИТ-инфраструктуру любой сложности в короткий срок без капитальных затрат на приобретение серверного оборудования. Кроме экономии времени и средств вы сможете увеличивать или уменьшать ресурсы в зависимости от потребностей вашего бизнеса, получите круглосуточную техподдержку, надежное оборудование и повышенную отказоустойчивость.

А как ситуация обстоит с софтом? Сократить первоначальные затраты, оптимизировать ваши вложения поможет аренда лицензий на ПО. И здесь одно из решений – Office 365 для бизнеса, в пакет которого входят лицензионные Word, Excel, PowerPoint и другие приложения семейства Office с помесячной оплатой. Выбирая О365, вы сможете оплачивать только то количество лицензий, которое вам нужно в настоящий момент.

Риск потери данных влечет за собой большие бизнес-потери. Для некоторых организаций это чревато гибелью. Для сохранения ваших данных понадобится решение для резервного копирования. И здесь вам придет на помощь услуга резервного копирования данных в облако, с которой вы можете быть уверены в сохранности своих данных, где бы они ни находились. Что особо актуально, если вы открываете офис в другом городе. Аренда в облаке позволяет самостоятельно настраивать задания бэкапирования, следить за процессом резервного копирования, контролировать его выполнение, а также получать уведомления о состоянии резервных копий и статусе выполнения задач.

Бизнес-системы должны быть хорошо защищены. В наш век вирусов-шифровальщиков и APT-атак обеспечение безопасности ИТ-инфраструктуры воспринимается уже как данность. Есть отличная возможность отслеживания вирусной активности в режиме реального времени – это использование антивируса как услуги. Например, годовая экономия на защите сервера по сравнению с покупкой бизнес-лицензии на тарифе Dr.Web Премиум составляет более 5000 рублей.

Еще один важный момент при въезде в новый офис – хватает ли места для размещения переговорных комнат. С учетом стоимости аренды офисных площадей иногда этот вопрос становится злободневным. Но и здесь есть достойный выход из ситуации: использование конференц-связи. Единая коммуникационная платформа позволяет использовать функции различных систем: аудио- и видеоконференции, обмен мгновенными сообщениями, совместная работа над документами и т.д. через единую точку входа. И все это - не уходя с рабочего места.

На чем еще можно сэкономить? На покупке ПК. Вместо них приобретите тонкие клиенты (например, Windows-терминал), они меньше стоят, просты при внедрении, лучше защищены от утечек информации.

Вместо послесловия

Исследования показывают: с каждым годом все больше компаний делают свой выбор в пользу облаков – пользуются не только услугой SaaS, но и полностью переносят в cloud инфраструктуру, критически важные приложения, экономя на капитальных затратах и зарплате ИТ-специалистов. Мы лишь привели вам несколько примеров того, как при переезде в новое здание можно оперативно решать ИТ-задачи, при этом – значительно экономя. А выбор: воспользоваться ли стандартными средствами для организации ИТ-инфраструктуры вашего офиса или применить облачные технологии – остается за вами.